Gesellschaft für Informations-Management und Dokumentation mbH

GIMD Nachfragemanagement

Projektbeispiele

GIMD Nachfragemanagement

Für Kunden aus der Pharmaindustrie pflegen wir fortlaufend Literaturdatenbanken, indem wir wissenschaftliche Artikel nach bestimmten Schlagworte erschließen. Dabei nutzen wir unsere Datenbanksoftware ARTIS als „computergestützte Wiedervorlage“.

Projektlaufzeit: laufend

Seit vielen Jahren pflegen wir mit ARTIS kundenspezifische Literaturdatenbanken unter anderem für Kunden aus der Pharmaindustrie. Diese Datenbanken enthalten wissenschaftliche Artikel, deren Inhalte über bestimmte Schlagworte zu erschließen sind.
Die relevanten Artikel erhalten wir im Volltext als pdf-Dateien von einem externen Dienstleister, der wissenschaftliche Zeitschriften kurzfristig weltweit beschaffen kann.

Diese Zusammenarbeit klappt gut, aber manchmal müssen wir unleserliche oder unvollständige Dateien reklamieren. Die Reklamationen werden bearbeitet, wir erhalten Ersatzdateien, die wir zunächst prüfen, bevor sie in die üblichen Arbeitsläufe integriert werden: ausdrucken, indexieren, zu unserem Auftraggeber schicken. Unser Datenbanksystem ARTIS unterstützt uns dabei wesentlich: Es erstellt zu jedem Artikel eine Monitoring-Maske, die den Status (z.B. Reklamation), den Namen des Bearbeiters, das Datum der Reklamation und weitere wichtige Dokumenteigenschaften enthält. Bei einer Reklamation wird das Dokument dem normalen Ablauf entzogen und sozusagen in einer Zwischenablage „geparkt“. Sicherungsmechanismen in ARTIS sorgen dafür, dass reklamierte Dokumente zunächst nicht weiter bearbeitet werden können.

Trifft Ersatz ein, wird zunächst automatisch geprüft, ob der Titel des Ersatzartikels im Wortlaut übereinstimmt mit dem Titel des reklamierten Artikels. Ist dies nicht der Fall, schlägt das System Alarm und meldet die Abweichung an die zuständige Mitarbeiterin bzw. den zuständigen Mitarbeiter.

Ähnlich sind die Abläufe bei sog. Online-Prepublications, die einem gedruckten Artikel meist vorausgehen. Aber auch auf inhaltlicher Ebene unterstützt unser System die Bearbeitung, etwa wenn wir den Korrespondenzautor anschreiben und zusätzliche Informationen anfordern. Dazu gibt es Standardtexte, die bereits alle bibliografischen Angaben enthalten und manuell ergänzt werden können. Die Antwort des Autors wird automatisch dem zugehörigen Dokument zugeordnet; ist nach einer gewissen Zeit eine Mahnung nötig, schlägt unser System auch dies automatisch vor.

Eine systematische Abfrage zu Beginn jeden Monats zeigt „verdächtige“ Dokumente mit ihrem Status an – etwa Dokumente, die nach Ablauf von drei Wochen noch nicht fertig bearbeitet sind. So lassen sich Irrläufer identifizieren, die trotz aller Sorgfalt doch in eine falsche Ablage gerutscht sind.

Das Nachfragemanagement-System von ARTIS ist de facto eine „computergestützte Wiedervorlage“. Die Funktionen darin können auch für andere Projekte ähnlich einem Baukastensystem flexibel zusammengestellt, angepasst und erweitert werden: ARTIS wächst mit seinen Aufgaben.

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