GIMD Newsletter 1/2019

Bisher wurde ein Ausdruck jedes Dokuments erstellt, das nacheinander verschiedene Bearbeitungsschritte wie z.B. Screening nach bestimmten Schlagworten und Indexierung erfuhr. Diese Schritte folgen in einer bestimmten Reihenfolge aufeinander; bei GIMD sind dafür in der Regel verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuständig, die das Dokument nach der Durchsicht in die jeweils nächste Ablage legen und damit dem nächsten Schritt zuführen.

Bei der papierlosen Bearbeitung werden alle Dokumente in eine Aufgabenliste eingetragen, welche die speziell für das jeweilige Dokument nötigen Maßnahmen sowie den aktuellen Status anzeigt. Interne Sicherungsmechanismen sorgen dafür, dass die Bearbeitungsschritte sinnvoll aufeinander folgen und mehr noch: Gewisse Aufgaben dürfen nur von speziell dafür geschulten Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern erledigt werden. Jede Mitarbeiterin, jeder Mitarbeiter muss sich zunächst im System anmelden und bekommt dann nur die Dokumente und Aufgaben angezeigt, für die sie/er zuständig ist. Die ARTIS-Software sorgt auch dafür, dass kein Dokument gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet wird. Und sie schließt aus, dass ein fertiges Stadium noch eine Änderung erfährt.

Bestimmte Schlagworte in einem Dokument werden automatisch farbig hervorgehoben: Dies sind zum einen Wirkstoff- und Handelsnamen. Zum anderen sind es Schlagworte, die vom Auftraggeber definiert wurden und sich auf die Art der Bearbeitung auswirken. So zieht etwa der Begriff „safety“ automatisch eine beschleunigte Bearbeitung nach sich, die vom System auch entsprechend vorgegeben und kontrolliert wird. Solche vom Auftraggeber vorgegebenen Kategorien können wiederum je nach Auftrag flexibel definiert werden.

Andere Schlüsselbegriffe haben wir selbst vorgegeben: so zeigt zum Beispiel der Begriff „supplementary material“ uns (und dem Computer) auf den ersten Blick an, dass zusätzliches Material vorhanden ist und angefordert werden muss.

Sicherungsmechanismen sorgen dafür, dass Dokumente in einer Zwischenablage – z.B. aufgrund einer Reklamation – nicht „vergessen werden“: Solche Dokumente, die eine gewisse Zeitlang nicht bearbeitet wurden, werden angezeigt und kommen auf diese Weise in Wiedervorlage. Jedes fertig bearbeitete Dokument erfährt am Ende eine Qualitätskontrolle und erhält ein „Siegel“, das es für nachträgliche Änderungen sperrt.

So beschleunigt das computergestützte Aufgabenmanagement die Bearbeitung und sichert die Qualität auf mehrfache Weise ab. Das ARTIS-System bietet aber weiteren Mehrwert: Es kann den Bearbeitungsaufwand für die täglich eingehende Menge von Dokumenten vorab einschätzen, so dass die Aufgaben flexibel und gleichmäßig aufgeteilt werden können – ein Vorteil vor allem bei stark schwankendem Auftragseingang. Ein weiterer Vorteil ist die Dokumentation jedes Bearbeitungsschritts: wann wurde was von wem gemacht? Dies ist besonders bei Unklarheiten oder Fehlern wichtig und wird von unseren Auftraggebern im Rahmen des Qualitätsmanagements immer öfter eingefordert.

In der Summe bietet der Einsatz unseres Aufgabenmanagements einen schnelleren Durchsatz, mehr Transparenz, zusätzliche Sicherheiten und durch die Dokumentation und Aufwandsabschätzung echten Mehrwert. Zudem kann je nach Projektanforderung das System flexibel konfiguriert werden und ist so vielseitig einsetzbar.