GIMD GmbH offre un éventail de prestations dans les domaines de l’acquisition, du traitement, de l’évaluation et de l’archivage d’informations. Les services de GIMD peuvent être sollicités de façon individuelle ou combinée, afin de satisfaire au mieux à vos besoins.
Prestations
Les documents et les informations peuvent être modifiés et/ou traités de différentes manières en fonction de leurs types et leurs formats (p.ex. évaluation du contenu, modification graphique ou technique du contenant).
L’acquisition d’informations est une tâche centrale de toute activité de documentation. Grace à des coopérations avec des prestataires de services d’acquisition de documents localisés en Allemagne et à l’étranger, nous sommes capables de procurer les informations voulues dans les plus brefs délais.
Vue la croissance continue des flux d’informations, l’évaluation de celles-ci gagne de plus en plus en importance. Il s’agit de distinguer entre informations utiles et inutiles, afin de pouvoir procéder à une évaluation correcte du contenu. Pour cela, il est indispensable d’avoir recours à des spécialistes ayant des connaissances spécifiques d’actualité.
Lors de la numérisation, des représentations digitales d’objets physiques ou de supports analogiques sont créées. Ceci permet de traiter et d’archiver des informations qui n’étaient auparavant que disponibles sous forme analogique. Grâce á la numérisation et la modification graphique de documents, l’exploitation d’informations, l’évaluation du contenu et la standardisation de supports sont considérablement facilitées.
L’archivage systématique d’informations comprend généralement l’archivage de métadonnées, telles que la date, l’heure ou la personne en charge. Ces métadonnées sont indispensables à la gestion et au traçage de demandes, par exemple lors de l’archivage de correspondances électroniques et/ou de demandes d’informations supplémentaires. Ceci permet de satisfaire aux exigences d’ordre juridique en matière de documentation (Records management).
La saisie d’informations dans une base de données suit très souvent des règles standardisées de nomenclature, par exemple lors de la saisie d’auteurs ou de compositeurs dans le cadre de la mise en place d’archives musicales. Une évaluation du contenu n’a pas lieu.
Le but de l’évaluation du contenu de documents peut être l’indexation d’informations. Il s’agit d’une importante étape de valorisation, car elle permet ultérieurement d’accéder de manière rapide et sélective aux informations comprises dans les documents. La description du contenu apporte une valeur ajoutée en condensant les informations. Elle est précédée d’une analyse du contenu visant à évaluer la pertinence des informations. La qualité de cette mise en valeur se mesure par l’exactitude des résultats de recherches et par la facilité à localiser les informations voulues au sein d’une base de données.
L’indexation (ou indexation matière) est le processus par lequel les composantes (informations) essentielles d’un objet (d’un document) sont décrites à l’aide de mots-clefs. Ces mots-clefs peuvent être attribués librement ou être basés sur un langage ou un vocabulaire spécialisé (p.ex. un thésaurus). L’indexation facilite l’accès aux informations, car elle permet d’utiliser de filtres aisément adaptables lors de recherches multicritères.
La classification est une méthode de base de l’indexation matière. Chaque document se voit idéalement attribuer une seule notation, c’est-à-dire un identifiant résumant au mieux le caractère des informations comprises. La classification est étroitement liée à la structuration hiérarchisée de données. Il s’agit d’une indexation sommaire facilitant la mise en place d’un inventaire des documents compris dans une base de données.
La conversion de formats est souvent un prérequis à la documentation et l’archivage de données issues de sources variés. Elle est également nécessaire lors de la migration d’objets (ou de données) d’un support à un autre. Étant donné qu’une conversion à la lettre est souvent impraticable, toute conversion effectuée de manière automatisée doit être suivie d’un post-traitement individualisé. Cette étape permet de garantir l’uniformité du format des données converties et de satisfaire ainsi aux exigences des bases de données cibles.
La recherche et l’acquisition d’informations sont des étapes essentielles de toute activité documentaire. Les stratégies de recherche d’informations sont individualisées et adaptées aux besoins des clients.
Vue la croissance continue des flux d’informations, le tri et la sélection de celles-ci gagne de plus en plus en importance. Il s’agit de distinguer entre informations utiles et inutiles. Pour cela, il est indispensable d’avoir recours à des spécialistes ayant une grande expérience dans la matière et des connaissances spécifiques d’actualité.
La standardisation consiste à uniformiser le format des informations (p.ex. unités de mesures et dimensions). Cette uniformisation est le plus souvent basée sur un vocabulaire standardisé (p.ex. thésaurus spécifiques).
La plupart des documents ont à première vue une structure inhérente (p.ex. composition et mise en page). Ces éléments structurels ont en général pour cible un utilisateur primaire, le lecteur. Avant de pouvoir être intégrés á des banques de données ou à des systèmes de gestion de contenu (SGC), les documents doivent souvent être restructurés. Il peut par exemple s’agir de documents issus de MS Word, Adobe PDF ou d’autres logiciels de photocomposition (PAO), qui, avant de pouvoir être accessibles au cours de recherches standardisées, doivent satisfaire à certains critères d’ordre compositionnel.
Spécialisations
Applications
Les possibilités limitées de recherche offertes par les systèmes d’archivage traditionnels, comme par exemple les catalogues sur fiche, sont une des raisons majeures pour l’avancée des systèmes d’archivage électronique. La digitalisation de catalogues sur supports physiques, qui se veut exempte de pertes d’informations, impose des exigences strictes en matière de contrôle de qualité afin de garantir l’exactitude et l’intégrité des informations converties.
La gestion technique de bibliothèques est souvent assurée par des systèmes d’archivage électronique. Ces systèmes permettent de réunir les informations extraites des medias sur supports variés dans un même registre électronique. Les domaines d’application incluent par exemple l’implémentation de systèmes de recherche multicritère, la gestion du circuit documentaire ou bien la classification et le catalogage d’ouvrages.
Un système de gestion de contenu est un ensemble de logiciels permettant l’organisation et la mise à jour dynamique d’informations au sein d’une application multimédia. Les informations structurées stockées dans des banques de données sont à la base de ces systèmes de gestion.
Exemples de projets
Par définition, des données sont les représentations numériques d’informations. Des données en rapport avec un même thème sont groupées dans des fichiers, qui à leurs tours sont stockés dans des banques de données. Au sein d’une banque de données, des liens logiques relient les différents fichiers. Le stockage d’informations sous formes de données numériques facilite leur utilisation, interprétation ou tout autre traitement ultérieur.
Exemples de projets
Les nouveaux systèmes de gestion électronique facilitent la gestion de documents, dont les informations et métadonnées sont stockés dans des banques de données. Ils permettent la recherche individualisé d’informations issues de sources variées, assure leur gestion et leur archivage.
Exemples de projets
La publication de livres et de journaux électroniques est assuré par des systèmes d’édition électronique (ou d’édition numérique). Des bibliothèques et catalogues numériques facilitent l’accès à ces informations.
Exemples de projets
Un hyperlien est une référence dans un document qui permet de passer directement d’un document à un autre ou d’un endroit à un autre dans le même document. L’activation du lien achemine l’utilisateur de l’origine du lien vers sa cible. Les hyperliens sont principalement utilisés pour la navigation dans l’internet, mais peuvent être appliqués dans d’autres systèmes hypertextes ou documents.
Exemples de projets
Il s’agit d’un ensemble de ressources permettant de collecter, stocker, structurer ou distribuer des informations. Ces systèmes sont employés dans des moteurs de recherche, différents systèmes de gestion d’informations pour entreprises, ainsi que dans des systèmes de payement ou de navigation.
Exemples de projets
Un intranet est un réseau informatique privé. Un intranet permet l’échange ou la mise à disposition d’informations au sein d’une entreprise. Il assure la communication entre utilisateurs d’un même réseau et permet de créer et de modifier des documents en ligne, en équipe et en temps réel. Contrairement aux fonctionnalités et aux contenus de l’internet, ceux-ci peuvent être définis individuellement et modifiés dans un intranet.
Exemples de projets
Il s’agit de synthèses régulières des résultats de veilles médiatiques. Les livrables résument et condensent les informations pertinentes à la retombé médiatique des actions de sujets particuliers, d”une entreprise ou d’une organisation. Ils permettent d’obtenir un aperçu concis de la perception publique, de la réputation et du succès d’une entreprise.
Exemples de projets
Ils sont le résultat d’une évaluation sommaire du contenue de documents. De pars l’utilisation de termes techniques spécifiques, les index terminologiques permettent de localiser rapidement une information ou un élément dans un ouvrage ou un ensemble de documents. Ils facilitent énormément le travail de recherche d’informations.
Exemples de projets
Ce sont des applications qui permettent de trouver des informations et des ressources grâce à l’utilisation de mots jugés pertinents par les utilisateurs. Les ressources peuvent être stockés en ligne ou localement. Afin d’être utilisable par les moteurs de recherche, l’ensemble des ressources et documents doit auparavant avoir été indexé. Cette indexation est actualisée en continu. Les moteurs de recherche livrent un ensemble de résultats, classés selon un ordre de pertinence supposée.
Exemples de projets
Par définition, un thésaurus contient l’ensemble des mots-clefs utilisés lors de l’indexation de documents. Il s’agit d’une forme de langage contrôlé. Il permet de mettre en relation le langage naturel des utilisateurs avec celui contenu dans les documents. L’utilisation d’un thésaurus facilite la recherche de documents. Différents thésaurus existent selon les sujets et domaines considérés. Dans certains cas pourtant, il est préférable d’avoir recours à un thésaurus nouvellement élaboré ou du moins adaptable aux besoins spécifiques.
Exemples de projets
Un wiki est une application web, dont le contenu peut être consulté et modifié en ligne par les utilisateurs. Outre les applications connus, tels que Wikipedia, des wikis sont souvent utilisés dans l’intranet d’entreprises, par exemple dans des systèmes de gestion d’information.
Exemples de projets