Gesellschaft für Informations-Management und Dokumentation mbH

Leistungsprofil

Die GIMD GmbH bietet ein komplettes Dienstleistungsspektrum rund um Information und Dokumentation an. Alle Schritte von der Informationsbeschaffung über Bewertung und Strukturierung bis zur Archivierung können einzeln in Anspruch genommen oder im Baukastensystem beliebig kombiniert werden.

Informationen...

Dokumente und Informationen können in vielfacher Weise aufbereitet werden. Abhängig von Art, Format und Umfang ist eine inhaltliche, technische oder optische Aufbereitung angezeigt. Projektbeispiele
Die Informationsbeschaffung ist neben der Recherche eine Kernaufgabe der dokumentarischen Tätigkeit. In zahlreichen Konstellationen müssen Informationen gefunden und anschließend gegebenenfalls beschafft werden. Für die Informationsbeschaffung arbeiten wir mit namhaften Dienstleistern aus dem In- und Ausland zusammen. So haben wir praktisch alle notwendigen Informationen innerhalb kürzester Zeit zur Verfügung. Projektbeispiele
Der Bewertung von Informationen kommt im Hinblick auf die stetig wachsende Informationsflut immer größere Bedeutung zu. Wichtiges muss von Unwichtigem unterschieden und getrennt werden. In den meisten Bereichen sind hierfür umfassendes Fachwissen, ein Überblick über den aktuellen Stand von Forschung und Technik sowie große Erfahrung erforderlich. Projektbeispiele
Beim Digitalisieren werden digitale Repräsentationen von physischen Objekten oder analogen Medien erstellt. Bislang nur analog vorhandene Informationen können so digital gespeichert und verarbeitet werden. Dies bewirkt eine erhebliche Verbesserung der Verfügbarkeit. Eng verbunden mit der Digitalisierung sind die Bereiche Aufbereitung, Inhaltliche Erschließung und Standardisierung. Projektbeispiele
Eine systematische Ablage von Informationen umfasst zumeist auch die Speicherung von Meta-Informationen, wie z.B. Datum, Uhrzeit, Bearbeiter etc. Diese Meta-Informationen sind unabdingbare Voraussetzungen für ein Nachfragemanagement. Darüber hinaus können sie dazu dienen, behördliche Anforderungen an die Dokumentation zu erfüllen. Anwendungsbereiche für die Speicherung von Meta-Informationen sind z.B. die Bearbeitung von E-Mail-Korrespondenz, Kundenanfragen etc. Projektbeispiele
Im Rahmen der Formalerschließung werden Dokumente nach formalen Regeln erfasst. Von einer Musik-CD können etwa Interpret, Titel, Komponist, Jahr usw. in einen Bibliothekskatalog eingetragen werden. Eine inhaltliche Beschreibung wie bei der Sacherschließung findet nicht statt. Die Formalerschließung erfolgt entsprechend der jeweils einschlägigen Standards. Projektbeispiele
Bei der Inhaltlichen Erschließung geht es um die Frage, wie man sich gezielt und schnell einen Zugang zu Inhalten von Dokumenten und eine Orientierung über sie verschafft. Inhaltliche Erschließung umfasst die Gesamtheit der Methoden und Hilfsmittel zur inhaltlichen Beschreibung von Dokumenten. Sie schafft informationellen Mehrwert, indem sie Dokumentinhalte analysiert, beschreibt, verdichtet und ordnet. Der Inhaltsdarstellung geht stets eine Inhaltsanalyse voraus. Ziel der inhaltlichen Erschließung ist die Verbesserung der (Wieder-)Auffindbarkeit sowie der Relevanzentscheidung. Ihre Qualität bemisst sich an der Vollständigkeit und Genauigkeit der Ergebnisausgabe im Rahmen einer Suche. Projektbeispiele
Indexieren ist der Prozess, bei dem die wesentlichen Inhaltskomponenten eines Objektes mittels einzelner Bezeichnungen beschrieben werden. Die Bezeichnungen können frei zugeteilt, dem Dokument oder einer Dokumentationssprache (z.B. einem Thesaurus) entnommen werden. Das Indexat als Ergebnis des Indexierungsprozesses erfüllt im Rahmen einer Suchanfrage eine Filter- bzw. Zugangsfunktion. Projektbeispiele
Das Klassifizieren ist eine Methode der inhaltlichen Erschließung. Bei der klassifikatorischen Inhaltserschließung wird jedem Dokument im Idealfall genau eine Notation, also ein inhaltsbeschreibendes Symbol, zugewiesen. Klassifikationen sind als künstlichsprachige Dokumentationssprachen eng mit den Aspekten Hierarchie und Ordnung verbunden. Sie dienen vor allem der Groberschließung, Segmentierung und Aufstellung eines Dokumentbestands. Projektbeispiele
Konvertieren ist das Überführen einer Datei von einem Dateiformat in ein anderes. Dies ist ebenso für komplette Datenbestände (Datenbanken o.ä.) möglich. In den seltensten Fällen handelt es sich dabei um eine 1:1 Zuordnung, da das neue System in der Regel eine Verbesserung bieten soll. Dann ist es meist erforderlich, die maschinell konvertierten Daten nachzubearbeiten, um sie z.B. auf neue Datenbankfelder aufzuteilen oder inhaltlich zu aktualisieren, um neue Funktionen besser nutzen zu können. Projektbeispiele
Recherchen und Informationsbeschaffung sind Kernaufgaben der dokumentarischen Tätigkeit. In zahlreichen Konstellationen müssen Informationen gefunden und anschließend gegebenenfalls beschafft werden. Die Recherche kann dabei sowohl auch einzelfallbezogen als auch mit Hilfe speziell für den Bedarf des Kunden entwickelten spezifischen Suchstrategien erfolgen. Projektbeispiele
Der Selektion von Informationen kommt im Hinblick auf die stetig wachsende Informationsflut immer größere Bedeutung zu. Wichtiges muss von Unwichtigem unterschieden und getrennt werden. In den meisten Bereichen sind hierfür umfassendes Fachwissen, ein Überblick über den aktuellen Stand von Forschung und Technik sowie große Erfahrung erforderlich. Projektbeispiele
Standardisieren ist das Vereinheitlichen von Informationen, Namen, Maßen und vielem mehr. Einheitliche und eindeutige Schreibweisen sind in der Informationswissenschaft extrem wichtig. Ein Thesaurus enthält beispielsweise ein standardisiertes Vokabular. Ein weiteres Beispiel für Standardisierung ist die von GIMD erstellte Matrix mit key-opinion-leaders aus verschiedenen Bereichen. Hier werden Namen, Adressen usw. standardisiert. Projektbeispiele
Auch wenn die meisten Dokumente auf den ersten Blick eine Struktur aufweisen, handelt es sich dabei fast immer um eine äußere Struktur, die nur für den Leser eine inhaltliche Struktur abbildet. In Wirklichkeit handelt es sich um Gliederungen bzw. Formatierungen, die zudem nicht immer einheitlich und eindeutig verwendet werden. Entsprechende Dokumente müssen meist manuell nachstrukturiert werden, wenn sie für Datenbanken, CMS- oder Electronic-Publishing-Produkte Verwendung finden sollen. Beispiele hierfür sind Dokumente aus MS-Word, Adobe PDF oder diversen (DTP)Satz- und Layout-Systemen, die recherchierbar gemacht werden sollen. Projektbeispiele

aus den Bereichen...

aufbereitet für...

Analoge Archivsysteme bieten nur eingeschränkte Suchmöglichkeiten und werden deshalb zunehmend durch digitale Systeme ersetzt. Eine verlustfreie Digitalisierung stellt hohe Ansprüche an die Projektabwicklung, um durch entsprechende Kontrollen die Vollständigkeit und Unversehrtheit des Archivs sicherzustellen. Projektbeispiele
Bibliothekssysteme werden zur computergestützten Durchführung bibliothekarischer Arbeiten verschiedenster Art eingesetzt. Moderne Bibliotheksmanagementsysteme führen unterschiedliche Medienarten in einer Suchmaske zusammen. Weitere Anwendungsbereiche sind Katalogisierung und Ausleihe. Projektbeispiele
Ein Content-Management-System ist eine Software zur gemeinsamen Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten. In vielen Fällen greift das System auf eine Datenbank zu, in der die Inhalte abgelegt sind. Projektbeispiele
Daten sind Informationen, die zum Zweck der Übertragung, Interpretation oder Verarbeitung formalisiert dargestellt sind. Inhaltlich zusammengehörende Daten werden in Dateien zusammengefasst. Datenbanken wiederum bestehen aus mehreren logisch voneinander abhängigen Dateien. Projektbeispiele
Ein Dokument-Management-System ermöglicht die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente. So können unterschiedliche Arten von Informationen gehandhabt, zielgerichtet durchsucht und elektronisch archiviert werden. Projektbeispiele
Electronic-Publishing-Systeme ermöglichen die Veröffentlichung von e-Books und digitalen Zeitschriften. Digitale Bibliotheken und Kataloge vereinfachen den Zugriff auf Informationen erheblich. Projektbeispiele
Ein Hyperlink ist ein Querverweis in einem Dokument, der zu einem anderen Dokument oder zu einer anderen Stelle im selben Dokument verlinkt. Wird der Hyperlink ausgeführt, wird automatisch das darin verlinkte Ziel aufgerufen. In einem Link können weitere Informationen hinterlegt werden. Hyperlinks sind ein wesentliches Merkmal des Internets, können jedoch auch in vielen Dokumenten Verwendung finden. Projektbeispiele
Unter Informationssystemen versteht man sämtliche Systeme, die die Deckung von Informationsbedürfnissen zur Aufgabe haben. Informationen werden beschafft, kombiniert, verteilt und verarbeitet. Bekannte Beispiele für Informationssysteme sind Suchmaschinen, betriebliche Informationssysteme, Kassen- und Navigationssysteme. Projektbeispiele
Ein Intranet ist ein unternehmens- oder organisationsinternes Computernetzwerk, das nicht öffentlich zugänglich ist. Anders als beim Internet lassen sich Funktionen und Inhalte eigenverantwortlich festlegen. Ein Intranet bietet etwa Kommunikationsmöglichkeiten für die Anwender, die Möglichkeit der Suche nach Informationen, der gemeinsamen Dateibearbeitung sowie des gemeinsamen Zugriffs auf Ressourcen. Projektbeispiele
Pressespiegel sind Zusammenstellungen aktueller Presseberichte auf Grundlage einer Medienbeobachtung. Sie werden zum einen zur Information über aktuelle Entwicklungen generell als auch in ausgewählten Bereichen verwendet. Zum anderen ermöglichen Pressespiegel, sich einen Überblick über die Darstellung des eigenen Unternehmens in der Öffentlichkeit zu verschaffen. Projektbeispiele

Ein Register ist eine ergänzende Erschließung von Dokumenten. Die Einträge des Registers verweisen auf eine oder mehrere Stellen im Dokument, an der, beziehungsweise denen mehr Informationen zu finden sind. Register können für alle Arten von Dokumenten erstellt werden. Sie ersparen viel Zeit bei der Suche. Die Art der Anordnung der Registereinträge richtet sich nach den individuellen Bedürfnissen und Anforderungen der Nutzer.

Projektbeispiele

Suchmaschinen sind Programme zur Recherche von Dokumenten. Diese können sowohl lokal auf einem Computer als auch in einem Netzwerk gespeichert sein. Alle von einer Suchmaschine gefundenen Dokumente werden indiziert und auf dieser Grundlage ein Index aufgebaut. Dieser wird laufend aktualisiert. Die Suchmaschine gibt, basierend auf ihrem Index, Dokumente nach einem Rankingverfahren aus. Projektbeispiele
Thesauri in der Informationswissenschaft sind natürlichsprachig-basierte Dokumentationssprachen zur inhaltlichen Erschließung. Sie enthalten eine geordnete Zusammenstellung von Begriffen und Benennungen, die dem Indexieren, Speichern und Wiederauffinden von Dokumenten dienen. Für verschiedene Fach- und Anwendungsbereiche kann auf bestehende Thesauri zurückgegriffen werden. In anderen Fällen kann es jedoch sinnvoll sein, einen eigenen Thesaurus zu entwickeln und zu pflegen. Dies ermöglicht die fortlaufende Anpassung und Weiterentwicklung entsprechend des eigenen Anforderungsprofils. Projektbeispiele
Ein Wiki ist eine Website, deren Inhalte von den Benutzern nicht nur gelesen, sondern auch verändert werden kann. Neben bekannten Online-Enzyklopädien wie Wikipedia finden Wikis auch im Intranet vieler Unternehmen Anwendung, insbesondere im Rahmen von Wissensmanagementsystemen. Projektbeispiele