Gesellschaft für Informations-Management und Dokumentation mbH

Optimierung von Geschäftsprozessen

Projektbeispiele

Optimierung von Geschäftsprozessen

Bei vielen Geschäftsprozessen, bei Eingangskontrollen oder der Bearbeitung von Aufträgen gibt es wiederkehrende An- oder Rückfragen – Routinen also, die zu einem großen Teil automatisch abgewickelt werden können.

Projektlaufzeit: laufend

Die Lösung, die wir Ihnen hier vorstellen, wurde aus den Anforderungen eines früheren Projekts mit einem Auftraggeber aus der Pharmaindustrie entwickelt. Es ging um Patientenberichte zu klinischen Studien. Diese Berichte galt es zu verwalten, Inhalte waren aufzuarbeiten und mussten auf Vollständigkeit geprüft werden. In vielen Fällen ergaben sich Rückfragen an die Autoren, unsichere Daten mussten verifiziert und zusätzliche Infos angefordert werden – insgesamt eine Menge Arbeit, vor allem eine Menge Handarbeit, die wir durch elektronische Schritte erleichtern wollten. Ziel war es, Routinevorgänge wie Eingangsbestätigungen, Rückfragen, Anforderungen weiterer Infos etc. soweit wie möglich automatisch zu generieren.

Ein typischer Vorgang: Unser Auftraggeber schickt uns täglich E-Mails mit mehreren pdf-Dokumentanhängen (etwa Patientenberichten). Für jeden dieser Dokumentanhänge legt ARTIS automatisch einen Datensatz und eine Kennnummer an; mit einer automatisch versandten Eingangsbestätigung wird der Absender über diese Kennnummern informiert. Anschließend wird der Bericht mithilfe von Textmining-Routinen durchsucht. Eine datenbank-gestützte Druckroutine sorgt dann dafür, dass das Dokument (auch) als Papier den zuständigen Sachbearbeiter erreicht. Die intellektuelle Bearbeitung in ARTIS geschieht dann nach Vorgabe des Auftraggebers: So werden zum Beispiel definierte Schlagwörter wie „Nebenwirkung“ oder „Toleranzgrenze“ vergeben. Auf Wunsch unseres Auftraggebers werden die Textstellen mit diesen Indices als Markierungen im pdf-Dokument sichtbar. Das fertig bearbeitete Dokument enthält die Kennnummer, Indices und Markierungen.

Insgesamt bleiben auf diese Weise alle Informationen der eingehenden Mails – Betreff, Inhalt und Anhänge, ergänzt durch Indices und Markierungen – gebündelt und bis zur Fertigstellung erhalten, und zwar unabhängig davon, in welchem Format die Daten ursprünglich vorlagen.

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